Une importante entreprise spécialisée dans les TIC recrute dans l’immédiat un(e) Assistant (e) de direction pour son bureau situé à Annaba.
Activités :
1. Gestion administrative :
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
• Assurer les prises de rendez-vous
• Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
• Suivre la circulation des parapheurs
• Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances
• Rédiger, mettre en forme des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note, courriers, mails ….), les reproduire et les diffuser.
• Organiser le planning d'un responsable, collaborateur
• Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
• Traiter et diffuser des informations internes et externes
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
• Organiser des déplacements professionnels et participer à l'organisation d'événements internes
• Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
2. Organisation administrative et logistique des réunions :
• Gérer l'organisation matérielle et logistique des réunions
• Assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations
• Vérifier la régularité des réunions : quorum ….
• Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser (interne, ENT …), finaliser les rédactions des procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés
Connaissances :
• Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
• Normes rédactionnelles
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.
• Modalités d'accueil
• Techniques de prise de notes
• Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)
Compétences opérationnelles :
• Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale et écrite
• Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
• Sens des priorités
• Sens de l'organisation
• Capacité à prendre des initiatives
• Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
• Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs directeurs
Toute personne intéressée et possédant ces critères est priée de nous transmettre son CV par email en précisant dans l'objet de l'email l'intitulé du poste à pourvoir : r