Pour l’offre du poste assistante de direction:
Gestion d’agenda, des appels téléphoniques, mails/correspondances de la Directrice, de manière professionnelle et confidentielle.
Assurer la gestion efficace de l'agenda de la Directrice en phase avec celui de la direction et des parties prenantes clés, en fixant les rendez-vous et en priorisant les tâches.
Planifier et organiser les réunions, les voyages d'affaires et les événements, en coordonnant les détails logistiques.
Coordination du calendrier annuel en interaction avec les autres directions ;
Organisation des évènements internes et des séminaires CODIR et équipe
Soutien administratif :
Contribution à la préparation des supports de présentation
Accompagnement sur le suivi budgétaire (traitement des notes de frais et des factures)
Assurer le classement des dossiers, tant papiers (Permis de construire etc) que leur archivage sur le réseau partagé.
Communication :
Être un relais d’information au sein de la Direction Immobilière et Services aux Collaborateurs
Collaborer et garantir une communication fluide avec les différentes équipes et interlocuteurs internes, en coordination étroite avec les autres assistantes de direction
Mise en forme de tous types de documents (notes, courriers, comptes-rendus, supports de présentation) et réaliser les comptes-rendus des réunions
Contribution à divers projets opérationnels ponctuels en soutien de l’équipe
Autre :
Assurer une présence et un accompagnement de la Directrice et de son équipe sur des instances propres à la Direction (inauguration, visite de chantier …)
VOTRE PROFIL
Une expérience préalable similaire (l’Immobilier est un plus) qui vous a permis de développer votre autonomie, votre rigueur et votre sens de l’organisation ;
Votre polyvalence et proactivité, votre sens du service et de la confidentialité ;
Votre capacité à travailler en équipe et d’excellentes qualités relationnelles, vous savez vous adapter à des personnes de tous niveaux en étant flexible et réactif ;
Vous savez faire preuve d'anticipation, de souplesse et gérer les priorités.
Maîtrise des outils bureautiques (pack Office (Word, Excel, Ppt)), la connaissance d’autres logiciels type Sketchup, Autocad serait un plus dans vos fonctions.
Une maîtrise de l’anglais courante (pratique quotidienne, écrite et orale).